「ビジネスメールの書き出しが思いつかない」「丁寧な断り方がわからない」「英語のメールを書きたいけど自信がない」
メールの文面で悩む時間は、思った以上に多いものです。ChatGPTを使えば、こうしたメール作成の負担をぐっと減らせます。
この記事では、ChatGPTでメールを書くための具体的なプロンプトを場面別に紹介します。
基本のメール作成プロンプト
メール作成で使える基本のプロンプトはこちらです。
プロンプト：「以下の内容で、ビジネスメールを作成してください。相手は取引先の担当者です。丁寧だが堅すぎないトーンでお願いします。
内容：来週の打ち合わせの日程変更をお願いしたい。火曜日から木曜日に変更希望。」
「誰に」「どんなトーンで」「何を伝えたいか」を書くだけで、すぐに使えるメール文面が出来上がります。
場面別のプロンプト例
お礼メール
プロンプト：「昨日の会議でお時間をいただいたことへのお礼メールを書いてください。会議では新商品の企画について話し合い、有益なフィードバックをもらいました。」
お断りメール
プロンプト：「イベントへの参加をお断りするメールを書いてください。スケジュールの都合で参加できません。失礼にならないよう、丁寧にお断りしたいです。今後の参加には前向きな姿勢を見せてください。」
催促メール
プロンプト：「先週お送りした見積書への返信がまだ届いていないので、やんわりと催促するメールを書いてください。相手を急かしすぎないトーンでお願いします。」
問い合わせメール
プロンプト：「製品の保証期間について問い合わせるメールを書いてください。購入日は2025年3月で、保証書を紛失してしまった場合の対応を知りたいです。」
メール作成の精度を上げるコツ
相手との関係性を伝える
「初めてメールを送る相手」「長年の取引先」「社内の上司」など、関係性によって適切なトーンは変わります。この情報をプロンプトに含めると、より適切な文面になります。
伝えたいことを箇条書きで渡す
長い説明を書くより、伝えたい要素を箇条書きでAIに渡すと、整理されたメールが出来上がります。
NGワードやトーンを指定する
「命令口調にしないでください」「くだけすぎないでください」など、避けてほしいトーンを伝えると、意図に合ったメールになりやすいです。
AIで作ったメールを送る前に確認すること
- 事実関係は正しいか — AIが勝手に日付や名前を変えていないか確認する
- 自分の言葉として自然か — 普段の自分が使わないような表現があれば調整する
- 相手に失礼な表現がないか — AIの「丁寧」と自分の「丁寧」が違うこともある
- 機密情報が含まれていないか — AIに渡した情報がメールに不必要に含まれていないか確認する
AIが作ったメールはそのまま送るのではなく、自分の目で確認して、必要に応じて手直ししてから送りましょう。AIにうまくお願いするコツも参考にしてください。
文章の間違いを直したい場合は「ChatGPTで文章を校正する方法」もあわせて読んでみてください。
Comment